Οι συμμετέχοντες στο πρόγραμμα για τη μετακίνησή τους λαμβάνουν επιχορήγηση:
α) για τις δαπάνες ταξιδίου ανάλογα με τη χιλιομετρική απόσταση, ανάμεσα στον τόπο προέλευσης και τόπο διεξαγωγής της δραστηριότητας, όπως προκύπτει σε κάθε περίπτωση από το εργαλείο υπολογισμού της απόστασης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
β) για τις ατομικές δαπάνες ανάλογα με τη χώρα υποδοχής, η υποτροφία στόχο έχει να συμβάλει στην κάλυψη των δαπανών διαβίωσης της περιόδου διαμονής (για τις ημέρες δραστηριότητας) στη χώρα υποδοχής και τις μέρες ταξιδίου προαιρετικά (μία μέρα πριν την πρώτη ημέρα δραστηριότητας και/ή μία μέρα μετά την τελευταία ημέρα δραστηριότητας), και υπολογίζεται με βάση τα ποσά ανά ομάδα χωρών που γνωστοποιούνται από το ΙΚΥ κάθε χρόνο.
Τα επιλεγμένα προς μετακίνηση στο εξωτερικό μέλη Διοικητικού Προσωπικού λαμβάνουν προχρηματοδότηση στο ύψος του 80% της συνολικής επιχορήγησης πριν την αναχώρησή τους στο εξωτερικό, μετά την υποβολή των απαραίτητων εντύπων αναχώρησης:
1 - Έγκριση Άδειας Απουσίας από την Υπηρεσία, η οποία κατατίθεται και στο Τμήμα Διοικητικού προσωπικού
2 – Σύμβαση Επιχορήγησης συμπληρωμένη σε 2 αντίτυπα
3 - Αντίγραφο Ευρωπαϊκής Κάρτας Ασφάλισης Ασθενείας
4 - Σχέδιο Επιμόρφωσης (Training Agreement)
5 - Φόρμα ατομικών στοιχείων
6 - Φωτοαντίγραφο της πρώτης σελίδας του βιβλιαρίου τραπεζικού λογαριασμού ή αντίστοιχο έγγραφο της τράπεζας με τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού
Μετά την επιστροφή των μετακινούμενων από το εξωτερικό, και προκειμένου να καταβληθεί το υπόλοιπο 20% της επιχορήγησης, τα μέλη του Διοικητικού Προσωπικού καλούνται να υποβάλλουν τα απαραίτητα έγγραφα επιστροφής:
1 - Βεβαίωση (πρωτότυπη εις διπλούν) του Ιδρύματος Υποδοχής στο οποίο πραγματοποιήθηκε η επιμόρφωση, όπου θα αναφέρεται η διάρκεια της περιόδου επιμόρφωσης στο εξωτερικό.
2- Παραστατικά εισιτηρίων: κάρτες επιβίβασης (boarding passes), φωτοαντίγραφα θεώρησης για μετακινούμενους που χρειάζονται άδεια εισόδου (visa).
3- Έκθεση επιμόρφωσης (Erasmus Participant Report), η οποία υποβάλλεται σε μορφή ηλεκτρονικού ερωτηματολόγιου, κατόπιν αυτοματοποιημένου μηνύματος που αποστέλλεται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
